Ei, tudo bem?

Nesse documento você terá um guia completo sobre a funcionalidade: Guia! Tire todas as suas dúvidas agora mesmo. 

Boa leitura! 🤩

O que é o Guia? 

O Guia é uma funcionalidade que permite ao cliente criar uma biblioteca virtual, na qual é possível inserir conteúdos úteis para os colaboradores e equipes da organização, através do Robbyson ADM e disponibilizá-los para acesso no operacional.

Essa biblioteca desempenha um papel de mediador, construtor e facilitador no desenvolvimento do conhecimento. Além disso, proporciona autonomia ao colaborador na busca por conteúdo.

Quais são todos os benefícios do Guia? 

O Guia oferece esses recursos e benefícios:

5. Centralização de documentos: a plataforma permite a centralização e organização de documentos importantes em um único local de fácil acesso para todos os colaboradores.
6. Pesquisa avançada: os usuários podem realizar pesquisas rápidas e avançadas para encontrar informações específicas dentro da biblioteca virtual.
7. Categorias e tags: oconteúdo pode ser categorizado e marcado com tags para facilitar a navegação e a busca de informações relevantes.
8. Controle de acesso: dependendo das permissões definidas, os usuários podem ter acesso restrito a certos documentos ou categorias, garantindo a confidencialidade e a segurança dos dados.
9. Atualizações e notificações: os usuários podem receber notificações sobre novos documentos adicionados, atualizações de conteúdo ou informações relevantes por meio do sistema de notificações do Robbyson.

Como cadastrar os materiais no Guia? 

No “Guia” você terá a opção de cadastrar um arquivo ou vários arquivos de uma só vez. Primeiramente acesse o Robbyson ADM pelo link: https://app.robbyson.com/administracao/

Após acessar o Robbyson, clique em "Guia" no menu lateral da tela do “Painel de Administração”. Aprenda com o passo a passo:

1° passo: na tela “Painel de Administração” no MENU lateral da plataforma, clique em “Guia”.

Na tela "Guia", você terá acesso ao histórico completo de todos os arquivos cadastrados na plataforma. É nessa tela que você pode gerenciar todos os arquivos publicados, incluindo a opção de excluir, ativar, desativar, substituir, criar uma nova categoria se necessário, cadastrar ou editar. Veja cada processo:

2° passo: para cadastrar um arquivo clique em “+NOVO ARQUIVO”.

3° passo: para anexar um arquivo, clique ou arraste o arquivo desejado para a área do anexo.

 

Quais os formatos de arquivos permitidos e o tamanho do upload na funcionalidade?

Verifique se o arquivo esteja nos formatos permitidos: PDF, DOCx, XLSx, PPTx, MP4, MKV, WEBM, MP3, OGG, OGV, PNG ou JPG.

O upload dos arquivos poderá ter um tamanho máximo de até 5GB por arquivo. Após anexar o arquivo, clique em "Próximo".

Como definir sobre a possibilidade da realização do DOWNLOAD do arquivo?

No campo "Permitir o Download do Arquivo", você pode definir se o usuário poderá realizar o download do conteúdo.

Quais os formatos de arquivo é permitido o download na versão WEB?

Na versão WEB, mesmo com o download desabilitado, os arquivos nos formatos DOCx, XLSx e PPTx sempre poderão ser baixados. Isso significa que apenas os arquivos no formato de imagem, vídeo e PDF serão bloqueados para download.

Quais os formatos de arquivo é permitido o download na versão mobile?

Já na versão mobile, os arquivos nos formatos PDF, DOCx, XLSx e PPTx serão sempre baixados, ou seja, o download não será bloqueado para esses formatos.

4° passo: no campo “arquivo”, clique para permitir o DOWNLOAD do arquivo.

Nesse campo, você também terá a opção de substituir ou anexar um novo arquivo na mesma publicação que será disponibilizada.

5° passo: no campo "Informações do Item", preencha o "Nome do Item" digitando o nome do conteúdo que deseja publicar. Em seguida, em "Descrição", escreva a sinopse ou objetivo do conteúdo.

6° passo: no campo "Tags", digite palavras-chave que ajudarão a buscar o arquivo com base nessas palavras. As palavras nas tags devem ser separadas por ponto e vírgula (;). A quantidade de palavras permitidas é ilimitada.

7° passo: selecione a categoria na qual o conteúdo será vinculado.

O Guia possui o benefício de organizar seus conteúdos por categoria, o que facilita tanto a navegação quanto a busca. Você pode criar uma nova categoria ou selecionar uma que já exista. Isso ajudará a manter seus conteúdos organizados e mais acessíveis.

8° passo: selecione o status do conteúdo. Ao escolher o status "ativo", o conteúdo será visualizado quando publicado. Já ao escolher o status "inativo", o conteúdo não será visível.

Lembrando que, não será possível manter 2 arquivos ativos com o mesmo nome.

9° passo: no campo "Imagem", faça o anexo da capa do arquivo clicando no ícone do lápis. Sugestão de dimensão de 512x288 pixels.

10° passo: no campo "Agendamento", selecione o período e hora em que o conteúdo ficará disponível.

2. Visível a partir de: insira a data inicial da disponibilidade.
3. Visível até: insira a data final da disponibilidade.

11° passo: nesse campo, você pode usar para conteúdos escritos que não precisam de um anexo para serem publicados.

12° passo: selecione o público alvo do conteúdo entre as opções todos, apenas veem e não veem. E, em seguida, clique em “Enviar” para terminar o cadastro.

Como cadastrar vários arquivos de uma só vez? 

Para cadastrar vários arquivos, inicialmente na tela do Guia, clique no botão “+VÁRIOS ARQUIVOS”. Veja o passo a passo:

1° passo: clique no botão “+VÁRIOS ARQUIVOS”.

2° passo: para anexar um arquivo, clique ou arraste o arquivo desejado para a área do anexo.

Verifique se o arquivo esteja nos formatos permitidos: PDF, DOCx, XLSx, PPTx, MP4, MKV, WEBM, MP3, OGG, OGV, PNG ou JPG.

O upload dos arquivos poderá ter um tamanho máximo de até 5GB por arquivo. Após anexar o arquivo, clique em "Próximo".

3° passo: na tela dos arquivos, preencha todas as informações seguindo a mesma dinâmica que foi explicada anteriormente para cadastrar um arquivo. Preencha os campos de:

8. Nome do arquivo
9. Descrição
10. Tags
11. Capa
12. Categoria
13. Status
14. Visibilidade
15. Agendamento

Após preencher todos os campos, clique em "Enviar" para concluir o processo.

Como criar uma categoria ou uma subcategoria? 

Para criar categorias ou subcategorias inicialmente na tela “Guia” clique no botão “ADMINISTRAR CATEGORIA”.

Na tela, uma pop-up surgirá para administrar as categorias. Digite o nome da categoria desejada e clique em “Criar”. 

A criação de múltiplas categorias, segue o mesmo processo, porém os nomes de cada categoria são separados por ponto e vírgula (;). 

Para criar uma subcategoria, selecione uma categoria existente e clique no ícone do lápis. Isso permitirá que você edite e crie subcategorias dentro da categoria selecionada.

Como excluir os arquivos? 

Para excluir uma publicação na funcionalidade "Guia", acesse o Robbyson ADM e vá para a tela "Guia". Nessa tela, você terá a opção de excluir publicações tanto ativas quanto inativas, além de você poder realizar a exclusão em massa ou individualmente das publicações. Veja como realizar cada uma dessas ações:

Excluir individualmente: para excluir uma publicação individual, clique no ícone da lixeira ao lado da publicação. 

Uma pop-up será exibida e basta confirmar se deseja realmente excluir a publicação.

Excluir em massa: para realizar a exclusão em massa, você pode selecionar as publicações que deseja excluir na tela “Guia”, marcando as caixas de seleção ao lado de cada uma delas. Em seguida, clique no botão "Excluir Selecionados" para remover todas as publicações selecionadas de uma vez.

Uma pop-up será exibida e basta confirmar se deseja realmente excluir as publicações.

O que acontece quando uma publicação é excluída do Guia?

No entanto, quando uma publicação é excluída na plataforma ADM, ela fica disponível apenas para visualização e não é possível ativá-la/desativá-la ou fazer edições, pois a publicação foi completamente deletada.

O processo de ativar/desativar ou substituir arquivos em uma publicação segue a mesma dinâmica de excluir uma publicação em massa. Basta selecionar as publicações desejadas marcando as caixas de seleção ao lado de cada uma delas e, em seguida, clicar no botão correspondente à ação desejada, seja para ativar, desativar ou substituir os arquivos.

Fim do conteúdo! Se ainda ficar com alguma dúvida? Mande para suporte@robbyson.zohodesk.com que vamos atrás da informação para incluir aqui.