Ei, tudo bem?

Esse FAQ é para você sair muito bem informado. É isso mesmo, chegamos ao conteúdo sobre a funcionalidade "Informativo". 

Boa leitura! 🤩

O que é o Informativo e qual sua função? 

A funcionalidade "Informativo" é uma solução útil para auxiliar gestores no fluxo de disponibilização de documentos ao público operacional. Por abordar o formato de assinatura digital, permite que os colaboradores aceitem ou recusem determinadas informações enviadas, como feedback, medida disciplinar, recebimento de equipamentos, termos ou outras informações que são relevantes.

Ressaltando, que a assinatura digital pode ser uma forma de garantir a autenticidade e integridade das informações, bem como registrar a aceitação ou recusa do colaborador em relação aos documentos fornecidos. Isso pode ser útil para fins de rastreamento, acompanhamento e conformidade, permitindo que a organização tenha um registro claro das interações dos colaboradores com os materiais enviados.

No geral, a função "Informativo" oferece uma maneira eficiente de disseminar informações importantes para o público operacional e garantir que os colaboradores tenham conhecimento e ciência dos documentos enviados.

Como fazer o cadastro do Informativo na plataforma?

Para cadastrar um informativo na plataforma, o administrador deverá acessar o Robbyson ADM pelo link: https://app.robbyson.com/administracao/

Após acessar o Robbyson, clique em "Configurações" no menu lateral da tela do “Painel de Administração” e em seguida “Informativos”. Aprenda com o passo a passo:

1° passo: na tela do “ Painel de Administração” no menu lateral clique em “Configurações”.

2° passo: na tela inicial de Configurações, no campo CONFIGURAÇÕES clique em “Informativos”.

Na tela de “Informativos”, existe um histórico de diversos informativos criados anteriormente.

3° passo: para criar um informativo, clique em “+NOVO DOCUMENTO”.

4° passo: digite o título do documento.

O título do documento é um campo importante e obrigatório para cadastrar um informativo. Como também, deve ser único, ou seja, que ainda não tenha sido utilizado em outros informativos na plataforma e, não pode ser editado após a publicação.

5° passo: no campo AUTOR, é exibido automaticamente o nome do colaborador logado no administrativo no momento da criação do informativo. Essa informação não pode ser editada.

6° passo: selecione o tipo de arquivo pré cadastrado, esse campo é obrigatório e editável.

7° passo: no campo Upload e descrição, são referentes ao arquivo para criar o informativo.

Qual o formato e o tamanho do documento que é permitido pela plataforma para criar um informativo?

No campo UPLOAD, você deve anexar o documento no formato PDF, permitindo que os colaboradores realizem o download do arquivo. O tamanho máximo permitido para upload é de 10 MB. Já no campo de descrição, é essencial detalhar o documento por escrito. 

É importante fornecer uma descrição clara e breve que explique o conteúdo e o propósito do documento de forma adequada para que o colaborador compreenda seu conteúdo.

8° passo: selecione o formato de envio do informativo: publicação imediata ou agendada.

O campo “Informações de envio” permite escolher entre uma publicação imediata ou agendada, semelhante às funções de Quiz, Notificações e outras. 

Dessa forma, a divulgação do informativo no operacional ocorrerá de acordo com a opção selecionada. Esse campo é de preenchimento obrigatório e pode ser editado, permitindo ajustes na programação da publicação conforme necessário.

9° passo: selecione o público alvo para visualizar o documento e em seguida clique em “Salvar” para publicar.

O campo “Selecionar Destinatários”, permite selecionar os colaboradores específicos que poderão visualizar o documento. É um campo de preenchimento obrigatório e pode ser editado, permitindo ajustes na definição do público alvo conforme necessário.

Informativo publicado, e agora?

O documento será exibido na tela do Robbyson Operacional. O colaborador só poderá navegar na plataforma após aceitar ou recusar o documento. Além disso, há a opção de baixar o documento em formato PDF para salvá-lo e assiná-lo posteriormente. Isso permite que o colaborador tenha acesso imediato ao documento, mas também a flexibilidade de revisar e assinar em um momento mais conveniente.

Ressaltando que, quando o colaborador recebe um informativo que contenha um arquivo, ele deve realizar o download do arquivo antes de aceitar ou recusar o informativo. Essa etapa de download é obrigatória antes de tomar qualquer ação de aceite ou recusa.

Consigo cancelar o Informativo?

Sim! É possível cancelar o envio de um informativo para os colaboradores por meio do botão "delete", que será adicionado na tela “Informativos” como um ícone de uma lixeira. Ao clicar no botão "delete" e confirmar a ação, todos os destinatários que ainda não visualizaram o documento não receberão mais o informativo. Ou seja, não haverá interação possível com esses colaboradores.

Concluído o delete, os colaboradores que já visualizaram o informativo, mas não realizaram a ação de aceite ou recusa, poderão visualizá-lo novamente. No entanto, os usuários que não o visualizaram não terão mais acesso a ele.

Essa ação permite o cancelamento do envio de um informativo de forma efetiva e garante que apenas os colaboradores que já tiveram a oportunidade de visualizá-lo possam interagir com o documento novamente.

Quando não é possível deletar um Informativo?

A plataforma permite a edição ou exclusão apenas para documentos com o status "Agendado". Como também, realiza a verificação do preenchimento de todos os campos obrigatórios antes de validar o cadastro do documento.

O que acontece quando o destinatário recebe mais de um documento?

Neste caso, a plataforma exibirá a paginação, permitindo passar para o próximo documento somente após ter aceito ou recusado o anterior.

Esperamos que você tenha aprendido várias informações valiosas nesse material. Caso tenha alguma dúvida ou sugestão, mande para suporte@robbyson.zohodesk.com que vamos atrás da informação para incluir aqui.