Ei, tudo bem?

A base de dados da Robbyson é muito importante para a manutenção e funcionamento de muitas funcionalidades. Entenda mais sobre o assunto e muito mais agora nesse FAQ. 

Boa leitura! 🤩

Para que serve a base de dados do colaborador? 

A base de dados "colaborador" tem como objetivo identificar os novos usuários que farão parte do Robbyson, garantindo assim sua inclusão e acesso a plataforma.

Como preencher a base de dados do colaborador? 

Esta planilha deverá ser preenchida com as informações pessoais de cada colaborador da empresa. As informações obrigatórias serão preenchidas nas colunas A até F, como ponto de partida para a aplicação. 

As demais colunas são opcionais, no entanto, é importante destacar que quanto mais informações forem fornecidas, maior será a precisão do Robbyson ao fazer previsões de indicadores e fornecer dicas. 

Preencha obrigatoriamente as colunas A até F com as seguintes informações:

Name (coluna A): deve conter o nome completo do colaborador, sem caracteres especiais como acentos ou símbolos especiais, como ç, ã, é, etc.

Identification (coluna B): deve ser uma informação única para cada usuário, podendo ser representada por meio de um número de CPF, matrícula, ou qualquer outra identificação que permita identificar o colaborador no Robbyson.

Matrícula (coluna C): deve inserir informações que identifiquem cada colaborador dentro da empresa. Por exemplo, você pode utilizar números como 140749, 000489631-02, ou qualquer outra forma de identificação que seja usada internamente na empresa.

Gênero (coluna D): preencher este campo com as letras F (feminino) ou M (masculino), indicando o gênero do colaborador.

Ativo (coluna E): preencher este campo de forma binária para refletir a situação do colaborador dentro da empresa. Se o colaborador estiver inativo devido a férias, afastamento ou licença, você deve preencher o campo com o valor 0 (zero). Por outro lado, se o colaborador estiver ativo, o campo deve ser preenchido com o valor 1 (um). Isso irá indicar de forma clara se o colaborador está atualmente em atividade ou não.

Data de nascimento (coluna F): as informações contidas neste campo se referem a data de nascimento de cada colaborador. Preencher no formato DD/MM/AAAA.

Imagem ilustrativa da base de dados Colaboradores.

Posso enviar a base de dados no formato que desejar sempre que precisar atualizá-la?

Tenha como ponto de atenção a seguinte informação: uma vez que a base de dados tenha sido configurada no Robbyson com as informações não obrigatórias, é importante garantir que a estrutura da base permaneça a mesma, mesmo que alguns campos não estejam preenchidos com dados opcionais. Isso ajudará a manter a consistência dos dados e evitar possíveis erros de processamento no futuro.

Exemplo: a empresa de telecomunicações Maschanter enviou a sua primeira base de dados do colaborador com as seguintes informações:

 

Logo, uma vez que as informações sobre os colaboradores da Maschanter tenham sido definidas, é importante que essas mesmas informações estejam presentes em todas as futuras bases de dados que serão enviadas pela empresa, mesmo que os campos não obrigatórios estejam em branco.

O que acontece se eu deixar em branco as colunas que contêm informações não obrigatórias?

É importante lembrar que quando os campos não obrigatórios forem deixados em branco na base de dados enviada ao Robbyson, a plataforma interpreta essas informações como ausentes e as removerá durante o processo de atualização. Isso significa que o Robbyson fará a leitura da base de dados enviada e realizará uma atualização, excluindo os campos não obrigatórios que estão em branco.

Para que isso não aconteça, é importante garantir que os campos não obrigatórios sejam devidamente preenchidos com as informações relevantes para evitar que sejam removidos durante a atualização da plataforma.

Lembrando que, para atualizar a base de dados, é necessário enviar apenas as informações dos colaboradores que sofreram alterações ou tiveram entrada e saída na empresa. Não é necessário enviar todos os colaboradores novamente.

Devo seguir sempre a mesma ordem das informações na base de colaboradores?

É importante seguir a ordem correta das informações ao enviar os dados atualizados. Ao fazer isso, o Robbyson será capaz de processar as informações corretamente e atualizar apenas os campos relevantes para cada colaborador específico.

Verifique sempre, se as colunas "identification" e "matrícula" estão com valores idênticos para cada colaborador, se sim uma delas deve ser excluída. Essas colunas não devem conter informações duplicadas, pois representam o mesmo tipo de identificação para cada colaborador. 

Não esquecer nunca que é fundamental incluir os novos colaboradores nesta planilha para que eles tenham acesso à ferramenta. A adição das informações pessoais dos novos colaboradores é necessária para garantir que eles sejam registrados. Isso permitirá que eles sejam incluídos no sistema e possam utilizar a ferramenta conforme necessário.

Para que serve a base de dados de indicador? 

A base de dados do indicador tem como objetivo informar a plataforma quais serão os indicadores mensurados. Esses indicadores devem ser cuidadosamente selecionados de acordo com os objetivos e metas da empresa, refletindo as áreas-chave de desempenho que são relevantes para o sucesso do negócio.

Como preencher a base de dados de indicadores? 

A base de dados do indicador tem como objetivo informar a plataforma quais serão os indicadores mensurados. Esses indicadores devem ser cuidadosamente selecionados de acordo com os objetivos e metas da empresa, refletindo as áreas-chave de desempenho que são relevantes para o sucesso do negócio.

Nesta planilha, você deve inserir informações sobre os indicadores a serem visualizados dentro da ferramenta, incluindo sua nomenclatura e forma de cálculo. Para preencher corretamente, siga as instruções abaixo:

- Indicador_nome (coluna A): é necessário inserir a nomenclatura de cada indicador utilizado pela empresa. Por exemplo, você pode incluir indicadores como Vendas, TMA (Tempo Médio de Atendimento) e %_Retenção. 

Certifique-se de inserir a nomenclatura correta de cada indicador para garantir a precisão e clareza das informações na ferramenta, sem caracteres especiais como acentos ou símbolos especiais, como ç, ã, é, etc. 

- Indicador_ID (coluna B): se refere ao ID de cada indicador. Esta coluna deve ser preenchida com valores numéricos, deve ser uma informação única para cada indicador.

- Indicador_descricao (coluna C): utilize essa coluna para fornecer detalhes adicionais que possam ajudar na compreensão e interpretação do indicador em questão. Isso pode incluir explicações sobre a metodologia de cálculo ou qualquer outra informação pertinente que auxilie na utilização adequada do indicador.

Ao seguir essas diretrizes, você garantirá que os indicadores sejam corretamente identificados, descritos e exibidos aos colaboradores na plataforma.

Pode ter mais de um indicador com o mesmo nome? 

Não. Cada indicador deve ter um nome e ID únicos para evitar duplicações ou conflitos.

O que preciso fazer para adicionar novos indicadores? 

Para incluir um novo indicador na ferramenta, basta adicioná-lo à planilha citada, preenchendo todas as informações mencionadas anteriormente.

Para que serve a base de atributos?  

A base de atributos se refere a diferentes categorias ou departamentos dentro da organização, dependendo da estrutura e das necessidades específicas da empresa. Ou seja, em qual área/setor da empresa esses colaboradores estão trabalhando. 

E, todas as informações relativas à segmentação, célula ou setor dos colaboradores devem ser disponibilizadas diariamente. Além disso, é importante garantir que todos os colaboradores estejam associados a todos os níveis de atributo necessários.

Isso significa que cada colaborador deve estar corretamente vinculado e atribuído a todas as categorias, segmentos ou setores relevantes dentro da empresa. Dessa forma, será possível acompanhar e analisar os dados de forma abrangente e precisa, levando em consideração todos os níveis de atributo em relação à segmentação dos colaboradores.

Quais informações e como preencher a base de atributos? 

- Colaborador_identification (coluna A): nessa coluna devem constar os dados para identificação de cada colaborador. Ex: matrícula, CPF, RG. É utilizada para identificar o usuário na base de atributos e deve ter correspondência com a base de "COLABORADOR". 

- Atributo_nome (coluna B): é utilizado para fornecer um nome único para cada nível de atributo. Por exemplo, os nomes podem representar diferentes níveis hierárquicos, como "Operação", "Setor" e "Cidade".

- Atributo_nivel_numerico (coluna C): é utilizado para atribuir um valor numérico único a cada nível hierárquico de atributo. Esses valores devem ser atribuídos de forma crescente, começando do número 1.

Exemplo:

•    Operação: Atributo_Nivel_Numerico = 1

•    Setor: Atributo_Nivel_Numerico = 2

•    Cidade: Atributo_Nivel_Numerico = 3

Ao atribuir valores numéricos únicos a cada nível hierárquico, você pode estabelecer uma ordem lógica e consistente para os atributos. Isso facilita a classificação, análise e referência cruzada dos dados com base nesses níveis hierárquicos específicos.

- Atributo_valor (coluna D): é utilizado para preencher o nome de cada nível de atributo. Veja como os valores do atributo devem ser preenchidos:

•    Operação: ATRIBUTO_VALOR = "Operação Retenção - VIP"

•    Setor: ATRIBUTO_VALOR = "Retenção"

•    Cidade: ATRIBUTO_VALOR = "Belo Horizonte"

Certifique-se de preencher corretamente o valor do atributo de acordo com o nome correspondente a cada nível específico. Esses valores fornecem informações adicionais sobre o nível hierárquico em questão e ajudam a identificar e diferenciar cada registro na base de atributos.

- Data (Coluna E ou E/F): o campo "DATA" deve ser preenchido no formato "DD/MM/AAAA", que representa dia, mês e ano. 

A planilha deve conter a data de referência para cada atributo. É importante que todos os dados sejam informados diariamente, garantindo que as informações estejam atualizadas e reflitam o estado mais recente dos atributos.

As datas podem ser enviadas com período diário ou mensal, de acordo com a preferência e necessidade da empresa. Você pode escolher fornecer as datas diárias, indicando informações atualizadas diariamente, ou fornecer as datas mensais, representando os dados consolidados para cada mês. Independentemente do período escolhido, é importante manter a consistência ao preencher a planilha, para que as informações correspondam adequadamente ao período indicado. Veja um exemplo:

Data com período diário

Data com período mensal

Para fixar melhor:

Aqui está um exemplo de um arquivo de ATRIBUTO com 3 níveis separando o mesmo colaborador por Operação, Segmento e Cidade. Cada nível de atributo possui um único "Atributo_nome", mas pode ter vários "Atributo_valor" para inserir os nomes das operações específicas.

E cada colaborador pode estar associado a apenas um "Atributo_nome" por nível. O "COLABORADOR_IDENTIFICATION" está atribuído à operação de "Operação Retenção - VIP" no primeiro nível de atributo, ao segmento de "Retenção" no segundo nível de atributo e à cidade de "Belo Horizonte" no terceiro nível de atributo.

Assim, o cliente deve se preocupar com o atributo base ao criar os níveis de atributos. O atributo base é o elemento principal que servirá como referência para a criação dos níveis hierárquicos subsequentes. 

Por exemplo, se o atributo base é "Equipes", os níveis hierárquicos subsequentes podem ser "Setor" e "Departamento". Cada departamento pode ser dividido em vários setores, e cada setor pode ter várias equipes.

equipes - setor - departamento

Um outro exemplo, se o atributo base for "Ruas", os níveis subsequentes podem ser “Estados”, "Cidades" e  "Bairros" . Cada estado pode ser dividido em várias cidades, e cada cidade pode ter vários bairros e, por sua vez, cada bairro pode possuir várias ruas.

ruas-bairros-cidades-estados .

O que é o atributo flutuante ou isolado? 

Esse atributo não possui um nível, pois ele varia em relação aos demais atributos. Portanto, ele é enviado dependendo do método utilizado para enviar os dados do cliente, pode ser enviado como 0 (zero) ou deixá-lo como nulo/vazio se estiver utilizando uma API.

O atributo isolado será utilizado pela plataforma para melhorar a precisão na identificação dos usuários. Por exemplo, a senioridade, se estão em regime de trabalho remoto (home office) ou protagonistas de atendimento (self), são informações que podem ser utilizadas para análises adicionais. 

Um exemplo de uso seria verificar se os usuários em home office estão tendo um desempenho melhor em comparação com aqueles que estão no local de trabalho físico. Em resumo, este atributo serve como um filtro adicional para realizar análises mais aprofundadas dentro do Robbyson.

Exemplo de um arquivo que contém atributo flutuante ou isolado:

Para que serve a base de dados de hierarquia? 

A base de dados de hierarquia contém informações sobre a estrutura hierárquica da empresa, incluindo quem são os gestores de cada área. Essa base de dados permite identificar as relações de supervisão, gerenciamento e autoridade entre os diferentes cargos e colaboradores da empresa. 

Quando as informações devem ser disponibilizadas? 

Todas as informações devem ser disponibilizadas todos os dias do mês.

Quais os dados devo preencher?  

As informações obrigatórias que devem estar presentes na base de dados de hierarquia são:

Colaborador_identification (coluna A): a coluna "Colaborador_identification" é utilizada para identificar exclusivamente cada colaborador na base de dados de hierarquia. Esse identificador deve ter correspondência com a tabela de "COLABORADOR", que contém as informações de cada colaborador.

Colaborador_nivel_nome (coluna B): a coluna "COLABORADOR_NIVEL_NOME" é utilizada para atribuir um nome único a cada nível hierárquico dos colaboradores na base de dados. Temos como exemplo, os nomes definidos para esses níveis: "atendente", "supervisor" e "coordenador".

Colaborador_nivel_numerico (coluna C): a coluna "Colaborador_nivel_numerico" é utilizada para atribuir um número único a cada nível hierárquico dos colaboradores na base de dados. Os valores devem ser crescentes e iniciar do número 1. Veja um exemplo dos ID's definidos para os níveis:

5. Atendente: 1
6. Supervisor: 2
7. Coordenador: 3
8. Gerentes: 4
9. Diretor: 5

Gestor_imediato_identification (coluna D): a coluna "Gestor_imediato_identification" deve ser preenchida com a IDENTIFICAÇÃO do gestor imediato de cada colaborador. Esse campo deve ter correspondência com a tabela de "COLABORADOR", que contém as informações detalhadas de cada colaborador da empresa.

Data (Coluna E): contém a data de referência para a hierarquia determinada. É importante que todos os dados sejam informados diariamente, refletindo assim as alterações diárias na hierarquia. Você tem a opção de dividir esse campo em "Data_Inicio" e "Data_Fim" para indicar o período de vigência da hierarquia, ou pode simplesmente usar a nomenclatura "Data" para indicar as informações dia a dia. A coluna “data” deve ser preenchida no formato DD/MM/AAAA.

Exemplo de uma base de dados de hierarquia preenchida:

Período Diário

Período Mensal

No contexto da estrutura hierárquica, o nível de Diretor é o mais alto e não possui um gestor imediato acima dele. Portanto, para os colaboradores que ocupam o nível de Diretor, esse campo deve ser deixado em branco ou vazio.

Ponto de atenção: hierarquia vs atributos

As bases de hierarquia e atributos estão relacionadas, uma vez que os colaboradores são  associados aos seus respectivos atributos e, ao mesmo tempo, possuem uma posição hierárquica dentro da estrutura da empresa.

Portanto, para garantir a consistência dos dados e uma representação precisa da hierarquia e dos atributos, é necessário que essas bases estejam sincronizadas e que as informações relacionadas a cada colaborador sejam mantidas corretamente em ambas as bases.

Certifique-se de que as bases de hierarquia e atributos sejam atualizadas em conjunto, de modo que qualquer alteração na hierarquia de colaboradores seja refletida nas informações de atributos correspondentes e vice-versa. Dessa forma, será possível manter uma visão coerente e abrangente da estrutura organizacional, considerando tanto a hierarquia quanto os atributos associados a cada colaborador.

A coluna "colaborador_identification" deve incluir todos os colaboradores da empresa, independentemente do nível hierárquico de cada um. É essencial evitar qualquer duplicidade na nomenclatura de cargos com diferentes níveis numéricos. Por exemplo, dois supervisores não devem ter níveis diferentes, como um com nível 2 e outro com nível 3.

É importante garantir que um gestor esteja sempre em um nível hierárquico acima de seus subordinados. Não deve ocorrer situações em que um gestor esteja no mesmo nível ou abaixo de seu subordinado.

Todos os gestores devem estar incluídos na base de dados, juntamente com suas respectivas identificações de gestores imediatos. Isso é necessário para evitar qualquer "quebra de hierarquia" na estrutura.

É crucial que os campos de identificação dos colaboradores não fiquem em branco. Todos os colaboradores devem ter suas respectivas identificações preenchidas para garantir a integridade e consistência dos dados.

Para que serve a base de dados resultados?  

A base de resultados é responsável por registrar os objetivos e metas que os colaboradores devem alcançar, bem como definir como seus desempenhos serão avaliados.

Quais são os campos obrigatórios para preencher?  

Alguns dos campos obrigatórios que devem estar presentes nessa base são:

Colaborador_identification (coluna A): essa coluna é utilizada para identificar o colaborador e deve ter correspondência com a tabela de "COLABORADOR". Ou seja, o valor inserido neste campo deve ser o mesmo utilizado para identificar o colaborador na tabela de "COLABORADOR".

Indicador_identification (coluna B): nesta coluna, você deve inserir o ID do indicador correspondente ao resultado informado. Deve ter correspondência com a base de dados "INDICADOR". Isso significa que o valor inserido neste campo deve ser o mesmo utilizado para identificar o indicador na base de dados "INDICADOR".

Resultado (coluna C): nesta coluna, você deve inserir os resultados para cada indicador e colaborador. No entanto, para indicadores que exigem uma divisão em sua fórmula de cálculo, essa coluna deve conter o numerador da operação matemática. Isso significa que você deve inserir o valor correspondente ao numerador da divisão para calcular corretamente o indicador. 

Fator_0 (coluna D): nessa coluna, você deve inserir os valores para cálculo do resultado. No entanto, os valores a serem inseridos dependerão da fórmula de cálculo de cada indicador. Por exemplo, em um indicador que envolve uma operação de divisão em sua fórmula de cálculo, essa coluna deve ser preenchida com o denominador da operação matemática. É importante seguir a fórmula de cálculo específica de cada indicador e inserir os valores corretos para garantir a precisão dos resultados.

Fator_1 (coluna E) e Fator_2 (coluna F) : se for necessário realizar mais uma operação matemática para o cálculo do indicador, as informações correspondentes a essa operação devem ser preenchidas neste campo.

DATA (coluna G): a coluna em questão contém a data de referência para o resultado informado. É fundamental que todos os dados sejam informados diariamente, garantindo que as informações estejam atualizadas e correspondam à data específica em que o resultado foi obtido. Deve ser preenchido no formato "DD/MM/AAAA", que representa dia, mês e ano.

Aqui está um exemplo de como essa base pode ser preenchida. Veja um exemplo com o indicador TMA:

 

Fórmula para o cálculo do indicador: resultado/fator_0

Quais os requisitos necessários para exibir o resultado na plataforma Robbyson?

Para que um resultado seja exibido na plataforma, é necessário cumprir alguns requisitos: meta cadastrada, hierarquia correta e um atributo para o colaborador.

Ao atender a esses requisitos, o resultado do indicador será exibido corretamente na ferramenta, permitindo que os colaboradores acompanhem seu desempenho em relação à meta estabelecida.

O que é necessário reenviar para que sejam reprocessados os dados do resultado no Robbyson?

Para reprocessar um resultado na plataforma, é necessário reenviar o dado correspondente, que irá substituir o valor informado anteriormente. Ao reenviar o resultado, a plataforma irá sobrescrever o dado anterior pelo novo valor, refletindo assim a informação atualizada.

É possível enviar resultados cumulativos?

É possível enviar resultados cumulativos para a plataforma, desde que o indicador esteja configurado corretamente. Os resultados cumulativos representam a soma ou agregação dos valores ao longo do tempo, refletindo o progresso contínuo do indicador.

Sobre as fórmulas de cálculo para os indicadores é possível personalizar?

Dentro do Robbyson-ADM, é possível selecionar as fórmulas de cálculo que utilizarão os dados informados para cada indicador. 

Além disso, caso necessário, é possível criar uma nova fórmula de cálculo personalizada para um indicador específico. Isso permite adaptar a fórmula de cálculo às métricas e regras de negócio específicas da sua empresa.

Como faço para criar novas colunas de FATOR_X para cálculos variados?

É possível criar mais colunas de "fator_x" para cálculos variados na planilha, desde que você esteja alinhado com a equipe de planejamento e Business Intelligence (BI) do Robbyson. A equipe de planejamento e BI pode ajudá-lo a identificar e definir os fatores adicionais necessários para os cálculos desejados.

A coluna RESULTADO pode deixar de ser preenchida?

A coluna "Resultado" nunca deve ser preenchida com espaços vazios ou dados como "null". É importante garantir que esse campo seja preenchido com valores numéricos ou de acordo com a estrutura de dados definida para armazenar os resultados dos indicadores.

Ao adotar boas práticas na criação e atualização das bases de dados, a empresa pode utilizar essas informações de forma eficiente e eficaz, impulsionando o seu crescimento e sucesso através do Robbyson.

Aqui chegamos ao final do FAQ de base de dados. Caso tenha alguma dúvida, envie para nós! Nosso e-mail é: suporte@robbyson.zohodesk.com Iremos atrás para ajudar e também incluir aqui.